Kriisit eivät ole poikkeustilanteita, jotka koskettavat vain muita tai voivat tapahtua joskus tulevaisuudessa. Ne ovat osa toimintaympäristöä, jossa myös elintarvikealan toimijat joutuvat tekemään päätöksiä epävarmuuden, paineen ja puutteellisen tiedon keskellä, valmiuspäällikkö Eero Alaluusua kirjoittaa ETL:n blogissa.
Onneksi kriisejäkin voi harjoitella.
Kriisien harjoittelu on vaativaa ja joskus epämukavaakin. Samalla myös lohdullista. Kun ikävästä harjoitusskenaariosta poistutaan, voidaan todeta, että asiat voisivat olla huonomminkin.
Vaikka nykymaailma haastaa elintarvikealaa ja koko yhteiskuntaa jatkuvasti, harjoittelemalla voidaan voittaa edelleen paljon. Harjoitus tekee näkyväksi sen, mikä arjessa jää piiloon.
Huoltovarmuusorganisaation TIETO-harjoituksissa kriisitilanteessa toimimista harjoitellaan tarkoitukseen suunnitelluilla pelialustoilla. Tänä vuonna valmiusharjoituksessa testataan, miten elintarvikehuolto toimii häiriötilanteissa.
Johtaminen on päätöksentekoa epävarmuudessa
TIETO26 -harjoituksen ytimessä on päätöksenteko epävarmuuden keskellä. Kriisitilanteessa täydellistä tietoa ei välttämättä saada, mutta päätöksiä on tehtävä.
Siksi on tärkeää tunnistaa ratkaisupiste: hetki, jolloin päätetään, miten toimitaan. Päätös on tehtävä senhetkisen tiedon perusteella. Päättämättä jättäminen voi olla kriisissä yhtä kohtalokasta kuin väärä päätös.
Päätöksiä voidaan tehdä vain, jos toimijoilla on selkeä päätäntävalta ja tämä valta tunnetaan organisaatiossa.
Harjoitukset paljastavat, miten organisaatio toimii paineessa. Kuka tekee päätökset, mistä tieto saadaan, miten tieto kulkee ja miten organisaatio toimii silloin, kun normaali toimintalogiikka ei riitä? Epäselvät vastuut hidastavat etenemisen tai voivat pysäyttää sen kokonaan.
Elintarvikealalla päätökset voivat tarkoittaa hyvin vaikeita valintoja. Esimerkiksi tuotannon alasajo tilanteessa, jossa yhteiskunta tarvitsee kipeästi elintarvikkeita, kustannukset nousevat eikä henkilöstön turvallisuutta työpaikalla tai työmatkoilla voida taata, haastaisi yrityksen päätöksentekijät äärimmilleen.
Tilannekuva on kriisijohtamisen työväline
Kaikki päätökset perustuvat johonkin tietoon. Siksi tilannekuvan muodostaminen on tärkeä osa kriisijohtamista. Tilannekuva ratkaisee, mihin päätökset perustuvat.
Yrityksen on kyettävä kokoamaan ja analysoimaan tietoa omasta tilanteestaan, kumppaneiden näkymistä sekä toimintaympäristöstä. Harjoitukset ovat osoittaneet, että organisaatioiden välillä on suuria eroja siinä, miten ongelmat ja mahdollisuudet tunnistetaan ja miten niiden vaikutuksia arvioidaan.
Osittain kyse on organisaatioiden sisäisistä prosesseista. Miten hyvin eri osaajat ja osastot toimivat yhdessä? Pystytäänkö irrottautumaan normaaleista rooleista ja totutuista näkökulmista tilanteen muuttuessa nopeasti?
Kriisi paljastaa organisaation vahvuudet ja heikkoudet nopeasti.
Viestintä voi olla kriisin vaikein osa
Laajoissa kriisitilanteissa tietoa on tarjolla paljon. Samalla liikkeellä on myös ”tietoa”, jonka paikkansapitävyydestä ei ole varmuutta. Tietotulvaan voi hukkua, ellei päätetä, mitä kanavia seurataan, miten tietoa arvioidaan ja miten se vaikuttaa toimintaan.
Viestintä yrityksen sisällä ja yrityksestä ulospäin voi olla odotettua vaikeampaa, jos suunnitelmia, vastuita, kanavia ja toimintatapoja ei ole mietitty etukäteen. Kriisissä tilanne muuttuu jatkuvasti, eikä viestintää rakenneta silloin, kun paine on jo päällä.
Kuten viimeaikaiset tapahtumat osoittavat, viestintä voi olla kriisin vaikein osa.
Kuluttajarajapinnassa toimivat elintarvikeyritykset eivät voi hallita kaikkea yritystä koskevaa keskustelua. Yritysten varautumisen tasossa on silti merkittäviä eroja.
Jos markkinoilla liikkuu esimerkiksi epäilyjä tuotteen laadusta tai omassa valvonnassa havaitaan aukko, mutta mikään ei viittaa laatupoikkeamaan, viestinnällisen yli- ja alireagoinnin välinen raja voi olla hyvin kapea.
Harjoitus paljastaa kehityskohteet
TIETO-harjoitukset ovat osoittaneet, että monilla yrityksillä kriisiviestinnän suunnittelu ei ole riittävällä tasolla. Havainto on merkittävä, koska harjoituksiin osallistuvat yritykset kuitenkin tietävät etukäteen, että ongelmia on tulossa tiettynä päivänä.
Harjoitusympäristö ja harjoitustiimi voivat toki poiketa yrityksen normaalista arjesta ja juuri siksi harjoittelu on hyödyllistä: myös todellisessa maailmassa yllätykset tulevat usein tilanteissa, joissa kaikki ei mene käsikirjoituksen mukaan.
Toinen keskeinen oppi on, että osallistujat ovat huomanneet harjoittelevansa liian vähän.
Varautuminen alkaa ennen kriisiä
Nyt käynnissä olevan TIETO26-harjoituksen teemana on elintarvikehuolto. Syksyllä edessä on intensiivivaihe.
Mitä maailmalla tapahtuu ennen sitä, emme tiedä. Mutta voimme varautua.
Kriisinkestävyys ei synny kriisin hetkellä. Se on rakennettava etukäteen harjoittelemalla, sopimalla vastuista, tunnistamalla päätöksentekopisteitä, vahvistamalla tilannekuvaa ja valmistautumalla kertomaan asioista myös silloin, kun tieto on puutteellista ja paine kova.
Kriisejä kannattaa harjoitella sekä varautuneiden että varautumattomien.
Ajankohtaiset aiheet tarjottimella
Uutiskirjeemme kertoo elintarvikealan tärkeimmät kuulumiset