TIETO 26: Harjoitus tilanteeseen, jossa käsikirjoitusta ei ole 

Harjoitus konkretisoi minulle, mitä yrityksen toimintakyky kriisissä tarkoittaa. Yksinkertaisimmillaan sitä, että poikkeusoloissakin ihmiset tulevat töihin, raaka-aineita saadaan tehtaalle, tuotanto pysyy käynnissä ja valmiita tuotteita toimitetaan eteenpäin.

Vaikka harjoitus toteutettiin pelialustalla, tilanteet oli helppo kuvitella todellisiksi. Pelin edetessä erilaiset uhat, häiriöt ja kyberiskut etenivät konkreettisiksi iskuiksi yrityksiin, logistiikkaan sekä energia- ja vesihuoltoon ja lopulta koko yhteiskuntaan. Vehnäsen yhteistyöyrityksistä kantautui viestejä henkilöstön menehtymisestä, vaikeuksista toimittaa raaka-aineita ja pakkausmateriaaleja sekä vastaanottaa tilauksia.

Miten pidämme yhteyttä, jos tietoliikenne ja puhelinyhteydet katkeavat?

Tilanteen vaikeutuessa Vehnäsen tuotevalikoimaa kavennettiin, henkilöstöä keskitettiin ja työvuoroja vähennettiin. Eri paikkakunnilla sijaitsevien leipomoiden tuotantoa mukautettiin sähkön ja veden saatavuuden mukaan. Tuotantoa ei kuitenkaan missään vaiheessa pysäytetty kokonaan.

Mieleeni jäikin vahvasi Vehnäsen toimitusjohtajan Pekka Pullan periksiantamattomuus. Kolmen päivän aikana kriisit syvenivät ja Vehnäsen toimintamahdollisuudet kapenivat, mutta herra Pulla piti tiimimme ajatukset olennaisessa – me teemme suomalaisille ruokaa.

Väsymys tulee yllättävän nopeasti

Kun ongelmat eivät ratkea, tekeminen alkaa toistaa itseään.

Vaikka harjoitus kesti vain kolme työpäivää, huomasin jo toisena päivänä turtuvani samanlaisina toistuviin tilanteisiin: kyberhäiriö, sähkökatko, ongelmia logistiikassa. Ja niitä seuraaviin toimenpiteisiin: järjestelmien päivityksiä, henkilöstön ohjeistusta, asiakastiedotteita ja kysymyksiä yhteistyötahoille.

Todellisessa kriisissä sama tilanne voisi jatkua viikkoja, kuukausia tai pahimmillaan vuosia. Harjoitus konkretisoikin hyvin sen, että kriisinkestävyydessä on kyse myös ihmisistä, jotka pystyvät ja jaksavat tehdä työnsä.

Yritysten ja viranomaisten välinen tiedonkulku on tärkeä osa kriisinkestävyyttä. 

Tositilanteessa huoli läheisistä ja epävarmuus tulevasta kuormittaisivat meitä aivan eri tavalla. Oma toimintakyky tuskin säilyisi yhtä vakaana enää silloin, kun ensimmäisten päivien adrenaliini olisi hiipunut ja väsymys alkaisi painaa.

Varautumisessa on huomioitava myös työntekijöiden jaksaminen ja mahdollisuudet selviytyä poikkeusolojen arjesta. Vehnäsellä henkilöstöä informoitiin, kannustettiin ja tuettiin. Pohdimme myös hyvin arkisia kysymyksiä. Miten työntekijä pääsee töihin, jos koulut ja päiväkodit ovat kiinni? Entä jos huolehdittavana on ikääntynyt läheinen?

Kriisissä tarvitaan selkeitä vastuita, yhteistyötä ja sisua

Yrityksen toimintakyky kriisissä ei perustu pelkästään varautumissuunnitelmiin ja järjestelmiin. Se rakentuu myös ihmisistä, yhteistyöstä ja kyvystä tehdä päätöksiä epävarmuuden keskellä.

Yksi harjoituksen rohkaisevista havainnoista oli se, miten nopeasti tiimimme teki ratkaisuja ja tarttui toimeen. Samalla harjoitus osoitti, kuinka tärkeitä selkeät ennalta mietityt vastuut ja toimintatavat ovat. Tositilanteessa toimintaan voisivat vaikuttaa huomattavasti useammat muuttujat. Silloin ei olisi aikaa pohtia, kuka päättää ja kuka tekee.

Pysäyttävä hetki pelissä oli tietoliikenteen häiriö. Miten välitämme tietoa ja pidämme yhteyttä henkilöstöön, asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin, jos tietoliikenne ja puhelinyhteydet katkeavat?

Missä viranomaiset?

Todellisessa kriisissä yrityksen on tehtävä päätöksiä henkilöstöstä, tuotannosta, raaka-aineista, energiasta ja logistiikasta. Ilman riittävää tietoa ratkaisut joudutaan tekemään vajaan tilannekuvan perusteella.

Harjoituksessa Vehnänen muodosti tilannekuvaansa pitkälti omien tietojensa ja uutisten varassa. Tietoa esimerkiksi kiertävistä sähkökatkoista, alueellisen riskitason kasvusta tai muista merkittävistä toimintamahdollisuuksiin vaikuttavista tilanteista ei pelin aikana tullut viranomaisilta.

Yritysten ja viranomaisten välinen tiedonkulku on tärkeä osa kriisinkestävyyttä. Ensisijaisesti yrityksen on kuitenkin kyettävä toimimaan itsenäisesti ja etsimään ratkaisut omasta arvoketjustaan ja verkostoistaan.

Juuri siksi harjoittelu on tärkeää. Todellinen kriisi ei etene käsikirjoituksen mukaan, eikä harjoitus vastaa todellisuutta. Mutta toimintatapoja, vastuita, tiedonkulkua ja yhteistyötä voidaan harjoitella, jotta osaisimme toimia silloinkin, kun käsikirjoitusta ei enää ole.