Apurahan hakijan tietosuojaseloste

19.12.2018

Rekisterinpitäjä
Elintarvikkeiden Tutkimussäätiö (y-tunnus 0201093-1)
PL 115 (Pasilankatu 2), 00241 Helsinki
puh. 09 148 871

Yhteyshenkilö
Marleena Tanhuanpää
Asiamies
marleena.tanhuanpaa@etl.fi

Rekisterin nimi
Apuraharekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Elintarvikkeiden Tutkimussäätiö edistää suomalaisen elintarviketeollisuuden kehittymistä palvelevaa tutkimusta ja koulutusta. Pääosa säätiön rahoituksesta suunnataan jatko- ja täydennysopintojen apurahoihin. Apurahojen hakeminen ja myönnettyjen apurahojen käsittely edellyttävät apurahan hakijoiden ja saajien henkilötietojen käsittelyä.

Säätiö käsittelee rekisteriin kuuluvia henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
• Päätöksentekoprosessi haettujen apurahojen myöntämiseksi
• Myönnettyjen apurahojen maksatus ja seuranta
• Apurahoihin liittyvä yhteydenpito ja viestintä
• Lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen

Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on apurahojen hakijoina asiallinen yhteys Elintarvikkeiden Tutkimussäätiöön ja sen toimintaan rekisterinpitäjänä. Hakiessaan apurahaa hakija hyväksyy henkilötietojensa käyttämisen tässä selosteessa kuvatulla tavalla.

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö
Rekisteri sisältää Elintarvikkeiden Tutkimussäätiöltä apurahaa hakevien ja apurahaa saaneiden henkilöiden henkilötietoja. Rekisterissä käsitellään apurahaprosessin hoitamisen kannalta tarpeellisia tietoja. Apurahan hakemiseksi hakijan on ilmoitettava seuraavia tietoja: Nimitiedot, yhteystiedot, Yliopisto/tutkimuslaitos, tutkimuksen aihe, apuraha tarkoitus, haettava summa ja hakemuksen perustelut. Lisäksi hakija voi toimittaa hakemuksensa yhteydessä muita tietoja harkintansa mukaan. Myönnettyjen apurahojen maksamista varten käsitellään maksatukseen liittyviä tietoja (kuten pankkiyhteys ja henkilötunnus).

Säännönmukaiset tietolähteet
Apurahan hakijat ilmoittavat tiedot itse apurahahakemuksensa yhteydessä. Apurahaprosessin edetessä hakija saattaa itse antaa lisätietoja ja hakijan suostumuksella tietoja voidaan saada työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta.

Henkilötietojen säilytysaika
Jos apurahaa ei myönnetä, hakijoiden henkilötietoja säilytetään korkeintaan viiden vuoden ajan siitä, kun päätökset asiassa on tehty. Rekisterinpitäjä käsittelee apurahan saajien henkilötietoja tutkimushankkeen jatkumisen ajan ja säilyttää tietoja toistaiseksi, mutta vähintään kymmenen vuotta siitä, kun apuraha on myönnetty. Tietoja päivitetään säännöllisesti ja vanhentuneet/tarpeettomat tiedot pyritään poistamaan ilman aiheetonta viivytystä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot
Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan luovuttaa lain mukaisesti viranomaisille (kuten verohallinto). Apurahan saaneiden henkilöiden nimet, tutkimusaiheet ja myönnetyn apurahan määrä julkaistaan Elintarvikkeiden Tutkimussäätiön internetsivuilla ja toiminta- ja vuosikertomuksessa. Myönnettyjen apurahojen maksatusta varten henkilötietoja käsittelee myös Elintarviketeollisuusliitto ry:n ja tilitoimiston nimetyt henkilöt. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Apurahan hakijoiden ja saajien henkilötietoja käsitellään turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset edellyttävällä tavalla. Hakemus toimitetaan sähköpostitse säätiön asiamiehelle ja käyttöoikeus rekisteriin on vain nimetyillä henkilöillä. Apurahan hakijoiden ja saajien tietoja käsittelevät apurahojen myöntämis- ja käsittelyprosessissa mukana olevat henkilöt (kuten säätiön asiamies ja hallitus), joiden tehtävien kannalta tiedot ovat tarpeellisia.

Rekisteröidyn oikeudet
Ottamalla yhteyttä Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön rekisterissä olevalla henkilöllä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkemmin todetuin tavoin oikeus:

  • saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisterissä käsitellään;
  • pyytää, että hänen henkilötietonsa korjataan tai täydennetään;
  • pyytää häntä koskevien tietojen poistamista tai tietojen käsittelyn rajoittamista;
  • vastustaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella;
  • niiltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen:
  • tehdä selosteessa kuvastusta henkilötietojen käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle.
Esittelylaatikko

Elintarviketeollisuusliitto ry edustaa
Suomessa toimivia kaiken kokoisia ruokien ja juomien valmistajayrityksiä. Lue lisää